Viranomaiskirje selkokielelle: kehote, joka selittää Kelan ja Veron kirjeet

Viranomaiskirjeen saa selkokielelle muutamassa minuutissa: poista kirjeestä henkilötiedot, liitä teksti tekoälylle ja pyydä sitä kertomaan, mistä on kyse, mitä sinun pitää tehdä ja mihin mennessä. Sen jälkeen tarkistat tärkeimmät asiat OmaKelasta, OmaVerosta tai itse kirjeestä. Tekoäly on tässä apuri, ei auktoriteetti – se selittää, mutta päätöksen sisältö ja määräajat tulevat aina alkuperäisestä kirjeestä.

Miksi viranomaiskirje on niin vaikea lukea

Kelan kirje tai verottajan kirje on kirjoitettu juristille ja järjestelmälle, ei sinulle. Siinä on lakipykäliä, hallinnon vakiolauseita ja termejä, joita arjessa ei käytetä: ”tiedoksisaanti”, ”oikaisuvaatimus”, ”ennakonpidätys”, ”takaisinperintä”, ”liikamaksu”. Tärkein lause – mitä sinun pitää tehdä – on usein sivun lopussa tai liitteessä nimeltä valitusosoitus.

Lisäksi kirje tulee yleensä hetkellä, jolloin et jaksaisi lukea sitä. Asumistuki pienenee, veroja tulee lisää maksettavaksi tai jotain pitää selvittää kahdessa viikossa. Stressi tekee lukemisesta vielä vaikeampaa.

Tekoäly ei muuta kirjettä, mutta se voi tehdä kolme asiaa hyvin: kääntää virkakielen tavalliseksi suomeksi, poimia esiin toimintaohjeet ja määräajat sekä auttaa sinua muotoilemaan kysymykset, joihin tarvitset vastauksen viranomaiselta. Sama ajatus on kirjan Kehotekirja – Tekoäly arjessa ja työssä viranomaisluvussa; alla se viedään yksityiskohtiin.

Mistä kirjeen löytää ja miten sen saa tekstiksi

Yhä useampi viranomaiskirje ei tule enää postissa. Jos olet ottanut Suomi.fi-viestit käyttöön, Kelan, Verohallinnon ja monen muun viranomaisen kirjeet tulevat sinne sähköisinä, ja saat niistä ilmoituksen sähköpostiin tai sovellukseen. Sama päätös näkyy yleensä myös OmaKelassa tai OmaVerossa, usein ennen kuin paperiversio ehtisi perille. Kannattaa siis tarkistaa nämä kolme paikkaa, jos epäilet, että jokin kirje on jäänyt huomaamatta.

Sähköinen kirje on tekoälyn kannalta helpoin: tekstin voi kopioida suoraan. Paperikirjeen voi kuvata puhelimella ja pyytää tekoälyä lukemaan kuvan, mutta silloin kaksi asiaa korostuu. Peitä tunnistetiedot ennen kuvaamista – esimerkiksi paperilapulla tai sormella – ja tarkista lukutulos, koska kuvasta luettu teksti sisältää helposti virheitä juuri numeroissa ja päivämäärissä. Jos kirjeessä on monta sivua, liitä ne yksi kerrallaan ja pyydä yhteenveto vasta lopuksi.

Näin käännät viranomaiskirjeen selkokielelle

Työnkulku on aina sama riippumatta siitä, tuleeko kirje Kelasta, Verohallinnosta, kunnalta vai ulosotosta.

1. Poista henkilötiedot ennen liittämistä

Tekoälypalvelu on ulkopuolinen yritys. Sinne ei kuulu mikään, millä sinut tai asiasi voidaan tunnistaa. Poista tai korvaa hakasulkeilla:

• henkilötunnus
• nimi ja osoite, myös puolison ja lasten
• asiakasnumero, viitenumero, päätöksen numero ja diaarinumero
• tilinumero ja viitenumerot maksuihin
• työnantajan ja vuokranantajan nimet, jos ne eivät ole oleellisia
• tarkat euromäärät voit jättää, jos haluat niihin selityksen – mutta pyöristä ne, jos tunnistaminen huolettaa

Helpoin tapa: kopioi teksti Suomi.fi-viesteistä, OmaKelasta tai OmaVerosta tekstinkäsittelyohjelmaan, käy se läpi ja korvaa tunnisteet merkinnällä [poistettu]. Paperikirjeen voit kuvata ja pyytää tekoälyä lukemaan kuvan, mutta silloin tunnisteet pitää peittää ennen kuvaamista. Lisää ohjeita siitä, mitä tekoälylle ei kannata kertoa, on artikkelissa Mitä tekoälylle ei saa kertoa.

2. Liitä teksti ja pyydä neljä asiaa

Hyvä kehote pyytää tekoälyä tekemään täsmälleen neljä asiaa ja kieltää arvaamasta:

Alla on viranomaiselta saamani kirje, josta olen poistanut henkilötiedot. Selitä selkokielellä:
1) Mistä kirjeessä on kyse? Mikä on päätös tai pyyntö yhdellä lauseella?
2) Mitä minun pitää tehdä ja mihin mennessä? Poimi kaikki päivämäärät ja määräajat sellaisina kuin ne kirjeessä lukevat.
3) Mitä kannattaa kysyä viranomaiselta, jos jokin jää epäselväksi? Tee lista kysymyksistä.
4) Mitkä sanat tai termit kirjeessä ovat virkakieltä? Selitä ne lyhyesti.
Älä arvaa asioita, joita kirjeessä ei sanota. Jos jokin kohta on tulkinnanvarainen, sano se suoraan.

[liitä kirjeen teksti ilman henkilötietoja]

Vastaus kannattaa lukea ajatuksella. Jos tekoäly sanoo ”kirjeessä ei mainita määräaikaa”, tarkista se itse – määräaika voi olla liitteessä, jota et kopioinut.

3. Tarkista alkuperäisestä lähteestä

Tämä vaihe erottaa hyvän käytön huonosta. Tekoäly voi lukea väärin, sekoittaa päivämääriä tai keksiä selityksen termille, jota se ei tunne. Siksi tarkista aina:

• Määräaika kirjeen omasta tekstistä tai valitusosoituksesta. Ei tekoälyn vastauksesta.
• Euromäärät ja päätöksen sisältö OmaKelasta tai OmaVerosta, joissa näet saman päätöksen virallisena.
• Termien merkitys kela.fi- tai vero.fi-sivuilta, jos niillä on sinulle merkitystä.

Esimerkki alusta loppuun: Kelan selvityspyyntö

Näin työnkulku näyttää käytännössä. Kuvitteellinen asiakas saa OmaKelaan kirjeen, jonka otsikko on ”Selvityspyyntö – yleinen asumistuki”. Kirjeessä on kaksi kappaletta virkakieltä, pykäläviittaus ja lopussa päivämäärä.

Ensin hän kopioi tekstin ja korvaa nimen, henkilötunnuksen, osoitteen ja asiakasnumeron merkinnällä [poistettu]. Vuokranantajan nimen hän korvaa sanalla [vuokranantaja]. Summat hän jättää, koska haluaa niihin selityksen.

Sitten hän liittää tekstin edellä olevaan neljän kohdan kehotteeseen. Tekoäly vastaa suunnilleen näin: kirjeessä Kela pyytää uutta vuokrasopimusta ja selvitystä ruokakunnan tulojen muutoksesta, koska tulorekisterin tiedot poikkeavat hakemuksesta; asiakirjat pyydetään toimittamaan kirjeessä mainittuun päivään mennessä OmaKelassa; jos selvitystä ei toimiteta, asia ratkaistaan käytettävissä olevilla tiedoilla; kysyttävää Kelasta on se, kelpaako sähköinen vuokrasopimus ja riittääkö palkkalaskelma vai tarvitaanko työsopimus.

Lopuksi hän tarkistaa kolme asiaa. Määräpäivän hän katsoo itse kirjeestä – se täsmää. Pyydetyt asiakirjat hän vertaa OmaKelan selvityspyyntö-näkymään, jossa on sama lista. Avoimen kysymyksen hän kysyy Kelan asumisen palvelunumerosta, ja saa vastauksen minuutissa. Koko prosessi vei vartin, ja hän tiesi tarkalleen, mitä tehdä. Juuri tätä tekoälyn kuuluu viranomaisasioissa tehdä: selkeyttää ja valmistella, ei päättää.

Kelan kirje selkokielellä: päätös, selvityspyyntö ja takaisinperintä

Kelan kirjeet ovat useimmiten kolmea tyyppiä. Jokaisessa on eri asia, johon pitää reagoida.

Päätös asumistuesta tai muusta etuudesta

Esimerkki anonymisoidusta päätöksestä: ”Yleinen asumistukenne on tarkistettu 1.9. alkaen. Asumistuen määrä on [summa] euroa kuukaudessa. Tarkistuksen syy: ruokakunnan tulojen muutos. Tähän päätökseen voi hakea muutosta valittamalla.”

Tekoälyltä kannattaa kysyä tässä tilanteessa kolme asiaa: mikä muuttui ja mistä alkaen, mihin lukuun päätös perustuu ja mitä ”tarkistus” tarkoittaa verrattuna uuteen hakemukseen. Jos summa yllättää, pyydä tekoälyä listaamaan, mitä tietoja Kela on kirjeen mukaan käyttänyt – ja vertaa niitä omiin tietoihisi OmaKelassa. Jos tulotiedot ovat vanhat tai väärät, sen korjaaminen on eri asia kuin valittaminen, ja sen voi tehdä nopeasti.

Selvityspyyntö

Selvityspyyntö tarkoittaa, että Kela haluaa sinulta lisätietoja ennen päätöstä. Kirjeessä lukee, mitä tietoa pyydetään ja mihin mennessä. Tyypillisiä pyyntöjä ovat palkkalaskelma, vuokrasopimus, tiliote tai selvitys tulojen muutoksesta.

Tekoälyn hyödyllisin tehtävä tässä on tehdä sinulle tarkistuslista: mitkä asiakirjat pyydetään, missä muodossa ja mitä kirjeessä sanotaan, jos et vastaa. Kelan sivuilla kerrotaan, että esimerkiksi liikamaksua koskevaan selvityspyyntöön voi vastata OmaKelassa kohdassa ”Liikaa maksetut etuudet” ja että Kela tekee päätöksen myös silloin, jos et vastaa – silloin se perustuu Kelalla jo oleviin tietoihin.

Takaisinperintäpäätös

Tämä on kirjeistä raskain. Siinä kerrotaan, että etuutta on maksettu liikaa ja summa peritään takaisin. Kirjeessä on perittävä määrä, eräpäivä ja maksutiedot, ja Kelan mukaan päätöksessä kerrotaan myös, miten voit ehdottaa maksusuunnitelmaa tai valittaa.

Tässä tekoäly auttaa erottamaan kolme eri reittiä, jotka menevät helposti sekaisin: valitus (jos pidät päätöstä vääränä), maksusuunnitelma (jos päätös on oikea, mutta et pysty maksamaan kerralla) ja perinnästä luopumista koskeva pyyntö (jos tilanteesi on erityisen vaikea). Pyydä tekoälyä selittämään, mitä kirje sanoo kustakin.

Tämä on Kelan takaisinperintäpäätös, josta olen poistanut henkilötiedot. Kerro selkokielellä:
- Miksi Kela perii rahaa takaisin kirjeen mukaan?
- Mikä on perittävä summa ja eräpäivä täsmälleen niin kuin kirjeessä lukee?
- Mitä kirje sanoo valittamisesta, maksusuunnitelmasta ja perinnästä luopumisesta? Erota nämä kolme toisistaan.
- Mitä minun kannattaa kysyä Kelasta ennen kuin päätän, mitä teen?
Älä arvioi, onko päätös oikein. Kerro vain, mitä kirjeessä sanotaan.

[liitä päätöksen teksti ilman henkilötietoja]

Verottajan kirje selkokielellä: verotuspäätös, lisäselvityspyyntö ja jäännösvero

Verohallinnon kirjeet tulevat OmaVeroon ja Suomi.fi-viesteihin, ja monilla ne eivät enää tule paperilla lainkaan. Siksi ne jäävät helposti huomaamatta.

Tekoälylle kannattaa antaa koko verotuspäätös ilman tunnisteita ja pyytää sitä selittämään rivi riviltä, mitä kukin kohta tarkoittaa. Erityisen hyödyllistä on pyytää eroa kolmen termin välillä, jotka sekoittuvat jatkuvasti: ennakonpidätys (palkasta vuoden aikana pidätetty vero), jäännösvero (se, mitä jäi maksamatta) ja veronpalautus (se, mitä maksoit liikaa).

Tämä on verotuspäätökseni, josta olen poistanut henkilötiedot. Käy se läpi kohta kohdalta ja selitä selkokielellä, mitä kukin rivi tarkoittaa. Kerro erikseen:
- Saanko palautusta vai maksanko lisää, ja mistä se kirjeen mukaan johtuu?
- Mitkä vähennykset päätöksessä on huomioitu?
- Jos haluan tarkistaa, puuttuuko jokin vähennys, mitä kysyn Verohallinnolta?
Älä anna veroneuvontaa äläkä arvioi, onko verotus oikein. Selitä vain, mitä päätöksessä lukee.

[liitä verotuspäätöksen teksti ilman henkilötietoja]

Veroilmoituksen valmisteluun tekoälyn kanssa on oma artikkelinsa: Veroilmoitus: näin valmistaudut tekoälyn avulla. Kotitalousvähennyksestä kerrotaan artikkelissa Kotitalousvähennys 2026 selkokielellä.

Muut viranomaiskirjeet: Traficom, ulosotto ja kunta

Sama työnkulku toimii muidenkin viranomaisten kirjeisiin, mutta kahdessa tapauksessa kannattaa olla erityisen varovainen.

Traficom ja ajoneuvoasiat. Ajoneuvoveron lasku, katsastuskehotus tai liikennekäytöstä poistoa koskeva kirje ovat yleensä yksinkertaisia, ja tekoäly selittää ne hyvin. Varmista silti eräpäivä kirjeestä, ei tekoälyn vastauksesta.

Ulosotto. Jos kirjeen lähettäjä on Ulosottolaitos, kyse on vireilletuloilmoituksesta tai maksukehotuksesta. Tekoäly voi selittää, mitä kirjeessä lukee, mutta älä tee päätöksiä pelkän selityksen varassa. Ulosottoasioissa ota yhteyttä kirjeessä mainittuun ulosottomieheen tai Ulosottolaitokseen jo ennen eräpäivää, jos et pysty maksamaan – tiedot ovat kirjeessä ja osoitteessa oikeus.fi/oikeuslaitos/ulosotto. Ulosottoasiassa myös oikeusaputoimisto ja talous- ja velkaneuvonta ovat oikeita paikkoja kysyä.

Kunta ja hyvinvointialue. Päivähoitomaksun päätös, koulukuljetuspäätös tai hyvinvointialueen asiakasmaksupäätös ovat usein pitkiä ja sisältävät laskentakaavan. Tekoäly on tässä hyvä: pyydä sitä selittämään, mihin tulotietoihin maksu perustuu ja mitä kirjeessä sanotaan maksun tarkistamisesta, jos tulosi muuttuvat.

Kysymyslista ennen kuin soitat viranomaiselle

Puhelu Kelaan tai Verohallintoon sujuu paremmin, kun kysymykset ovat valmiina. Tekoäly tekee listan hetkessä, kun annat sille kirjeen ja kerrot, mikä jäi epäselväksi.

Olen saanut alla olevan viranomaiskirjeen (henkilötiedot poistettu). Aion soittaa viranomaiselle. Tee minulle lyhyt kysymyslista puhelua varten:
- Aloita tärkeimmästä kysymyksestä.
- Muotoile jokainen kysymys niin, että siihen voi vastata selkeästi.
- Lisää loppuun kohta ”asiat, jotka pyydän vahvistamaan kirjallisesti”.
Minulle on epäselvää erityisesti: [kerro omin sanoin, mikä hämmentää]

[liitä kirjeen teksti ilman henkilötietoja]

Ota puheluun mukaan kirje, kynä ja paperia. Kirjoita ylös, kenen kanssa puhuit ja mitä sinulle sanottiin. Jos vastaus vaikuttaa asiaasi, pyydä se myös kirjallisena OmaKelaan tai OmaVeroon.

Oikaisuvaatimuksen runko omin sanoin

Jos pidät päätöstä vääränä, oikaisuvaatimus tai valitus on oikea reitti. Sen ei tarvitse olla juridinen asiakirja. Kela ja Verohallinto kertovat, että vapaamuotoinen kirjoitus riittää, kunhan siinä on kolme asiaa: mihin päätökseen haet muutosta, miten haluat sitä muutettavan ja miksi. Lisäksi tarvitaan yhteystietosi.

Tekoäly ei voi arvioida, onko valituksesi perusteltu. Se voi kuitenkin auttaa sinua kirjoittamaan selkeästi sen, minkä itse tiedät.

Haluan tehdä oikaisuvaatimuksen tai valituksen viranomaisen päätöksestä. Auta minua kirjoittamaan selkeä, asiallinen runko omin sanoin. Älä keksi perusteluja äläkä viittaa lakipykäliin, joita en ole antanut. Käytä vain näitä tietoja:
- Päätös, johon haen muutosta: [esim. yleisen asumistuen tarkistuspäätös, päivämäärä]
- Mitä vaadin: [esim. tuen laskemista uudelleen oikeiden tulotietojen perusteella]
- Miksi: [kerro omin sanoin, mikä päätöksessä on mielestäsi väärin ja mihin se perustuu]
- Liitteet, jotka minulla on: [esim. palkkalaskelmat, vuokrasopimus]
Jätä paikat nimelle, henkilötunnukselle, osoitteelle ja päivämäärälle hakasulkeisiin. Lopuksi listaa, mitä minun pitää vielä tarkistaa ennen lähettämistä.

Tekoälyn tekemä runko on luonnos. Lue se läpi, poista kaikki, mitä et itse tarkoittanut, ja lisää tunnistetiedot vasta siihen versioon, jonka lähetät OmaKelassa, OmaVerossa tai postitse. Jos asia on iso – esimerkiksi suuri takaisinperintä tai ulosotto – kysy ennen lähettämistä neuvoa oikeusaputoimistosta.

Jos äidinkielesi ei ole suomi

Viranomaiskirje suomeksi on vaikea myös monelle, joka puhuu suomea hyvin. Tekoäly selittää kirjeen millä tahansa kielellä, ja sen voi pyytää samalla opettamaan ne suomenkieliset sanat, joita tarvitset asioinnissa.

Alla on suomenkielinen viranomaiskirje, josta olen poistanut henkilötiedot. Selitä sen sisältö selkeästi [ruotsiksi / englanniksi / omalla kielelläsi]. Kerro erikseen, mitä minun pitää tehdä ja mihin mennessä. Listaa lopuksi 5–10 tärkeintä suomenkielistä termiä kirjeestä ja niiden käännökset, jotta voin käyttää niitä, kun soitan viranomaiselle.

[liitä kirjeen teksti ilman henkilötietoja]

Kela kertoo palvelevansa useimmissa palvelunumeroissa myös ruotsiksi ja englanniksi, ja OmaKela toimii suomeksi ja ruotsiksi. Verohallinnolla on vastaavat palvelut englanniksi. Jos asiasi on monimutkainen, pyydä tulkkia – viranomaisella on usein velvollisuus järjestää se.

Mitä tekoäly ei voi tehdä viranomaiskirjeelle

Rajat kannattaa sanoa ääneen, koska juuri raha- ja viranomaisasioissa virhe maksaa.

• Tekoäly voi lukea väärin. Se voi sekoittaa päivämääriä, tulkita ”viimeistään” ja ”aikaisintaan” toisin päin tai kadottaa yhden rivin pitkästä tekstistä. Siksi määräajat tarkistetaan aina kirjeestä.
• Tekoäly ei tunne asiaasi. Se näkee vain sen, mitä liitit. Se ei tiedä, mitä olet aiemmin ilmoittanut tai mitä OmaKelassa jo lukee.
• Tekoäly ei tiedä tämän vuoden sääntöjä varmasti. Etuuksien ja verotuksen säännöt muuttuvat vuosittain, ja tekoälyn tieto voi olla vanhaa. Säännöt tarkistetaan kela.fi- ja vero.fi-sivuilta.
• Tekoäly ei ole viranomainen eikä lakimies. Se ei voi sanoa, onko päätös oikein tai kannattaako valittaa. Se voi vain auttaa sinua ymmärtämään ja muotoilemaan.

Yleisemmin tekoälyn rajoista kerrotaan blogin artikkelissa siitä, mitä ChatGPT ei osaa. Huijausviesteistä, jotka tekeytyvät viranomaiskirjeiksi, on oma artikkelinsa: Huijausviesti – näin tunnistat sen. Nyrkkisääntö: aito Kela tai Verohallinto ei koskaan pyydä pankkitunnuksia viestissä tai linkin kautta.

Mistä saat maksutonta apua

Tekoäly on hyvä ensimmäinen askel, mutta se ei korvaa ihmistä, jolla on pääsy asiaasi. Näistä paikoista saa apua ilman kustannuksia:

Oikeusapu on tulosidonnaista, mutta neuvonta ja ensimmäinen arvio ovat usein maksuttomia. Kuluttajaneuvonta on valtion palvelu, josta saa ohjeita ennen kuin asia menee pidemmälle. Kirjastot auttavat tunnistautumisessa ja sähköisten palveluiden käytössä – ei asiasi sisällössä, mutta siinä, että pääset sen äärelle.

Lyhyesti: kolme sääntöä

Viranomaiskirje selkokielelle onnistuu, kun pidät kolme asiaa mielessä. Poista henkilötiedot ennen kuin liität mitään. Pyydä tekoälyltä selitys, toimintaohjeet, määräajat ja kysymyslista – ei mielipidettä siitä, onko päätös oikein. Tarkista määräajat ja summat kirjeestä tai viranomaisen omasta palvelusta ennen kuin teet mitään.

Kun tämä rutiini on hallussa, seuraava kirje ei enää pelota. Luet sen tekoälyn kanssa, tiedät mitä kysyä ja hoidat asian ajoissa. Se on juuri se arjen apu, jota varten tekoälyä kannattaa opetella käyttämään – ja jos haluat harjoitella hyvän kehotteen kirjoittamista muissakin asioissa, aloita artikkelista Hyvä kehote – näin kirjoitat sen.