Sähköposti tekoälyllä: avainkohdista valmiiksi viestiksi 2 minuutissa

Sähköposti tekoälyllä syntyy näin: kirjoitat avainkohdat ranskalaisin viivoin, annat tekoälylle kehotteen, jossa kerrot vastaanottajan ja sävyn, luet luonnoksen, pyydät yhden korjauskierroksen ja viimeistelet tekstin itse. Koko kierros vie noin kaksi minuuttia, ja lopputulos on parempi kuin kiireessä itse kirjoitettu viesti. Alla on työnkulku vaihe vaiheelta, suomalaisen sähköpostin tavat Kotuksen ohjeiden mukaan, kahdeksan kopioitavaa kehotetta yleisimpiin tilanteisiin ja tarkistuslista ennen lähetystä.

Työnkulku: avainkohdista valmiiksi viestiksi

Tekoäly ei tiedä, mitä haluat sanoa. Se tietää vain, miten asiat yleensä sanotaan. Siksi työ jakautuu kahtia: sinä tuot asian, tekoäly tuo muodon.

1. Avainkohdat. Kirjoita 3–6 ranskalaista viivaa: mitä pyydät tai kerrot, miksi, mihin mennessä, mitä vastaanottajan pitää tehdä. Älä muotoile lauseita.
2. Kehote. Kerro vastaanottaja (rooli ja suhde, ei nimeä), tilanne, haluttu sävy ja pituus. Liitä avainkohdat.
3. Luonnos. Lue teksti kerran läpi. Tarkista, että kaikki avainkohdat ovat mukana ja ettei mukana ole mitään, mitä et sanonut.
4. Sävyn tarkistus. Pyydä korjausta yhdellä lauseella: ”lyhennä kolmanneksella”, ”vähemmän pahoittelua”, ”suorempi avaus”. Yksi kierros riittää yleensä.
5. Oma lukuviimeistely. Kopioi teksti sähköpostiohjelmaan, täydennä nimet ja päivämäärät, lue ääneen, poista yksi turha lause ja lisää yksi oma. Lähetä.

Vaiheet 4 ja 5 ovat ne, jotka jäävät kiireessä väliin, ja juuri ne erottavat hyvän viestin tekoälyn hajuisesta viestistä.

Suomalaisen sähköpostin tavat

Tekoälyn luonnokset nojaavat usein englanninkieliseen liikeviestintään: pitkä kiitos alkuun, ”toivottavasti viestini tavoittaa teidät hyvissä voimissa”, kolme pahoittelua. Suomalainen sähköposti on suorempi. Kielitoimiston ohjepankin ohje sähköposteista ja kirjeistä antaa näihin selkeät säännöt.

Otsikko

Otsikko kertoo asian, ei tunnelmaa. ”Lomatoive heinäkuulle” on parempi kuin ”Pieni kysymys”. Jos viesti vaatii toimenpiteen, laita se otsikkoon: ”Vastaus pyydetään pe 14.11. mennessä”.

Tervehdys

Kotuksen mukaan tavallisin ja neutraali aloitus on Hei, tarvittaessa etunimen kanssa: ”Hei Elias” tai ”Hei, Elias”. Virallisempiin viesteihin sopii Hyvä ja nimi: ”Hyvä Anna Mäkelä”. Kun et tiedä vastaanottajaa, roolin voi puhutella: ”Arvoisa kiinteistön omistaja”. Virallisessa viestissä erillinen tervehdys ei ole edes välttämätön: aloitukseksi käy vastaanottajan nimi ja ammattinimike.

Välimerkki ratkaisee seuraavan rivin alkukirjaimen. ”Hei!” tai pelkkä ”Hei” ilman välimerkkiä: teksti alkaa isolla kirjaimella. ”Hei,” pilkulla: teksti jatkuu pienellä kirjaimella. Tekoäly sekoittaa tämän usein, joten tarkista.

Teitittely vai sinuttelu

Kotus toteaa, että teitittely on Suomessa melko harvinaista ja sinuttelu tuntuu useimmiten luontevammalta. Teitittely sopii, kun haluat osoittaa erityistä kohteliaisuutta, kun vastaanottaja on itse teititellyt sinua tai kun organisaatiosi tapa on teititellä asiakkaita. Jos teitittelet, muista Kielitoimiston ohje: yhtä henkilöä teititeltäessä verbin partisiippi on yksikössä. ”Oletteko ehtinyt tutustua tarjoukseen?” on oikein, ”Oletteko ehtineet” tarkoittaa useaa henkilöä. Tekoäly tekee tämän virheen säännöllisesti, joten lisää kehotteeseen ”teitittele yhtä henkilöä”.

Lopputervehdys ja allekirjoitus

Kotuksen lista virallisiin viesteihin: Terveisin, Ystävällisin terveisin, Yhteistyöterveisin. Lämpimämpiä mutta edelleen asiallisia ovat Parhain terveisin ja Lämpimin terveisin. Kunnioittavasti on nykyään juhlava ja harvinainen. Lopputervehdyksen perään ei tule pilkkua, toisin kuin englannissa, ja ammattinimike kirjoitetaan nimen alle omalle rivilleen pienellä alkukirjaimella.

Kotuksen oma yhteenveto on hyvä ohjenuora myös tekoälyn luonnoksille: tärkeintä on selkeys ja kohteliaisuus.

Peruskehote, joka toimii useimmiten

Tämä on pohja, jota kaikki alla olevat tilannekehotteet muuntelevat. Kopioi, täytä hakasulkeet ja liitä avainkohdat.

Kirjoita sähköposti suomeksi. Vastaanottaja: [rooli ja suhde minuun, ei nimeä]. Tilanne: [mitä on tapahtunut]. Sävy: [asiallinen ja ystävällinen / suora / virallinen], sinuttelu. Rakenne: lyhyt tervehdys ”Hei”, asia ensimmäisessä lauseessa, perustelu, selkeä pyyntö ja määräaika, lopetus ”Ystävällisin terveisin”. Enintään [120] sanaa, ei ylimääräisiä kiitoksia tai pahoitteluja. Avainkohdat: [liitä]

Kahdeksan kehotetta yleisimpiin tilanteisiin

Kaikissa kehotteissa nimet ja tunnistetiedot on jätetty pois tarkoituksella. Lisää ne vasta valmiiseen viestiin.

Pyyntö esihenkilölle. Käytä, kun pyydät jotakin, mikä vaatii perustelun ja vaikuttaa muihin.

Kirjoita esihenkilölleni sähköposti, jossa pyydän [esimerkiksi lomaa, etätyöpäivää, koulutusta] ajalle [milloin]. Perustelut: [2–3 kohtaa]. Kerro, miten työt hoituvat poissa ollessani: [järjestely]. Sävy suora ja asiallinen, sinuttelu, enintään 100 sanaa. Pyydä vastausta [päivään] mennessä.

Kieltävä vastaus asiakkaalle. Käytä, kun joudut sanomaan ei mutta haluat pitää asiakkaan.

Kirjoita asiakkaalle kohtelias kieltävä vastaus. Asiakas pyysi: [pyyntö]. Emme voi toteuttaa, koska [syy, joka voidaan kertoa]. Tarjoa vaihtoehto: [mitä voimme tehdä]. Älä pahoittele useammin kuin kerran, älä syytä asiakasta tai kolmatta osapuolta. Enintään 90 sanaa, lopetus ”Ystävällisin terveisin”.

Pahoittelu viivästyksestä. Käytä, kun olet myöhässä ja haluat kertoa sen ennen kuin asiakas kysyy.

Kirjoita viesti, jossa pahoittelen viivästystä asiassa [mikä]. Alkuperäinen aikataulu [milloin], uusi arvio [milloin], syy lyhyesti [syy ilman selittelyä]. Kerro, mitä teemme, jotta uusi aika pitää, ja mitä vastaanottajan ei tarvitse tehdä. Yksi pahoittelu, ei enempää. Enintään 90 sanaa.

Muistutus laskusta. Käytä, kun eräpäivä on mennyt ja haluat muistuttaa asiallisesti ensimmäisen kerran.

Kirjoita ensimmäinen maksumuistutus laskusta [laskun aihe], eräpäivä oli [päivä], summa [summa]. Oleta, että kyse on unohduksesta. Pyydä maksua [päivään] mennessä tai yhteydenottoa, jos laskussa on epäselvää. Sävy ystävällinen ja selkeä, ei uhkauksia, enintään 80 sanaa.

Kysymys viranomaiselle. Käytä, kun haluat kirjallisen vastauksen, johon voit myöhemmin viitata.

Kirjoita virallinen sähköposti viranomaiselle [virasto]. Tilanne: [kuvaus ilman tunnuksia]. Kysymykset: [1–3 täsmällistä kysymystä]. Pyydä kirjallista vastausta ja mainitse, että asiakirjan tunnistetiedot toimitan erikseen. Tervehdys ”Hyvä vastaanottaja”, lopetus ”Ystävällisin terveisin”, teitittele yhtä henkilöä, enintään 150 sanaa.

Viesti taloyhtiölle. Käytä, kun ilmoitat viasta tai teet ehdotuksen hallitukselle tai isännöitsijälle.

Kirjoita viesti taloyhtiön isännöitsijälle. Asia: [vika tai ehdotus], missä: [huoneisto tai yhteinen tila yleisesti], havaittu [milloin], vaikutus: [mitä haittaa]. Pyydä kertomaan, miten asia etenee ja milloin. Sävy asiallinen ja yhteistyöhakuinen, ei syyttelyä, enintään 120 sanaa.

Englanninkielinen vastaus. Käytä, kun saat viestin englanniksi ja haluat vastata luontevasti.

Kirjoita vastaus englanniksi tähän viestiin: [liitä viesti ilman nimiä]. Haluan sanoa: [avainkohdat suomeksi]. Sävy kohtelias ja selkeä, ei liian muodollinen. Näytä lopuksi suomeksi kahdella lauseella, mitä viestissä luvataan, jotta voin tarkistaa sen.

Tiivistä pitkä ketju. Käytä, kun sinut on lisätty pitkään viestiketjuun ja pitää vastata nopeasti.

Tiivistä tämä viestiketju kolmeen kohtaan: mistä on sovittu, mikä on vielä auki, mitä minulta odotetaan ja mihin mennessä. Ehdota sitten enintään 60 sanan vastaus, jossa vahvistan oman osuuteni. Ketju: [liitä ilman nimiä ja yhteystietoja]

Jos kirjoitat paljon pyyntöjä ja vastauksia, kannattaa katsoa myös koottu lista 50 kehotetta suomeksi arkeen ja työhön.

Esimerkki: avainkohdista valmiiksi viestiksi

Tilanne: pienen tilitoimiston kirjanpitäjä muistuttaa asiakasta puuttuvista kuiteista kolmatta kertaa.

Avainkohdat:

• lokakuun kuitit puuttuvat edelleen
• muistutettu kahdesti aiemmin
• alv-ilmoitus pitää jättää 12.11.
• jos kuitit eivät tule 10.11. mennessä, ilmoitus tehdään arviona ja korjataan myöhemmin maksua vastaan
• tarjoa apua: kuitit voi kuvata puhelimella ja lähettää

Tekoälyn ensimmäinen luonnos (lyhennettynä):

Hyvä asiakas, toivottavasti tämä viesti tavoittaa teidät hyvin. Haluaisin ystävällisesti muistuttaa, että lokakuun kuitit ovat valitettavasti edelleen toimittamatta. Ymmärrän täysin, että arki on kiireistä, ja pahoittelen, jos aiemmat viestini ovat jääneet huomaamatta…

Kaikki asiat ovat mukana, mutta avaus on tyhjää kohteliaisuutta, sävy on alistuva ja ”toivottavasti tämä viesti tavoittaa” on suora käännös englannista.

Korjauspyyntö: ”Poista ensimmäinen lause ja pahoittelut. Sano asia ensimmäisessä lauseessa. Sinuttele. Lyhennä puoleen.”

Viimeistelty viesti:

Hei Marko,

lokakuun kuitit puuttuvat vielä, ja alv-ilmoitus pitää jättää 12.11. Jos kuitit eivät ole minulla 10.11. mennessä, teen ilmoituksen arviona ja korjaamme sen myöhemmin, mistä tulee erillinen maksu.

Helpoin tapa: kuvaa kuitit puhelimella ja lähetä ne vastauksena tähän viestiin. Autan mielelläni, jos jokin on epäselvää.

Terveisin Sari

Huomaa pilkun jälkeinen pieni alkukirjain, yksi selkeä määräaika, seuraus ilman uhkailua ja tarjottu apu. Nimi lisättiin vasta sähköpostiohjelmassa.

Mitä et liitä kehotteeseen

Tekoälypalvelu on ulkopuolinen palvelu, vaikka se tuntuisi omalta muistilehtiöltä. Kolme sääntöä:

Ei henkilötietoja. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan henkilötietoa ovat muun muassa nimi, kotiosoite, henkilökohtainen sähköpostiosoite, puhelinnumero ja toiminimiyrittäjän nimi ja Y-tunnus. Asiakkaan nimi ja tilanne yhdessä riittävät tunnistamiseen. Kirjoita kehotteeseen ”asiakas, joka on odottanut toimitusta kolme viikkoa”, ei ”Matti Virtanen Oulusta”. Tarkempi lista jutussa Mitä tekoälylle ei saa kertoa.

Työnantajan säännöt edellä. Monessa organisaatiossa on linjattu, mitä tekoälypalveluita työkäytössä saa käyttää ja millä tiedoilla. Jos ohjetta ei ole, kysy. Oletus on, ettei asiakas- tai henkilöstötietoja viedä palveluun, jota työnantaja ei ole hyväksynyt.

Hyväksytty reitti: Copilot Outlookissa. Jos työpaikallasi on Microsoft 365 ja Copilot-lisenssi, Outlookissa on Microsoftin ohjeen mukaan ”Draft with Copilot” -toiminto: Home > New mail > Copilot-kuvake > Draft, kirjoita kehote, Generate, ja luonnoksen sävyä ja pituutta voi säätää valikosta. Teksti pysyy organisaation ympäristössä, mikä on usein se syy, miksi IT on sen hyväksynyt. Ohje mainitsee, että toiminto ei tue pelkkää tekstimuotoa (plain text) uudessa Outlookissa ja selaimessa, ja jos et näe sitä, asiasta kannattaa kysyä IT-tuesta. Yleiset ohjeet työkäyttöön: Tekoäly työssä.

Tarkista sävy ennen lähettämistä

Luonnos on valmis, kun se läpäisee tämän listan. Koko tarkistus vie 30 sekuntia.

1. Asia ensimmäisessä lauseessa? Jos vastaanottaja lukee vain yhden lauseen, tietääkö hän, mistä on kyse?
2. Yksi kiitos, yksi pahoittelu, ei enempää. Toistuvat kohteliaisuudet kuulostavat epävarmalta.
3. Yksi selkeä pyyntö ja määräaika. ”Mahdollisimman pian” ei ole määräaika.
4. Sinuttelu vai teitittely johdonmukaisesti. Tekoäly vaihtaa niitä kesken viestin.
5. Tervehdyksen välimerkki ja alkukirjain. ”Hei,” ja pieni kirjain, ”Hei!” ja iso kirjain.
6. Lopputervehdys ilman pilkkua. ”Ystävällisin terveisin” ja nimi omalle rivilleen.
7. Poistitko englannista käännetyt fraasit? ”Toivottavasti tämä tavoittaa”, ”älä epäröi ottaa yhteyttä”, ”kiitos ymmärryksestänne”.
8. Onko mukana yksi lause, joka on selvästi sinun? Se tekee viestistä aidon.

Jos et ole varma sävystä, anna tekoälyn lukea viesti vastaanottajan silmin:

Lue tämä sähköposti vastaanottajan näkökulmasta. Vastaanottaja on [rooli ja tilanne]. Kerro kolmella lauseella, miltä viesti hänestä tuntuu, mikä kohta voi ärsyttää tai jäädä epäselväksi ja mikä yksi muutos parantaisi sitä eniten. Älä kirjoita viestiä uudelleen. Viesti: [liitä ilman nimiä]

Milloin kirjoitat itse

Tekoäly sopii rutiiniviesteihin: pyynnöt, vahvistukset, muistutukset, tiivistelmät, vieraskieliset vastaukset. Kolme viestityyppiä kannattaa kirjoittaa alusta loppuun itse, vaikka tekoälyltä kysyisikin rakennetta: osanotto ja muut henkilökohtaiset viestit, vaikeat henkilöstöasiat ja viestit, joissa myönnät oman virheen. Niissä vastaanottaja tunnistaa aidon äänen, ja sen arvo on suurempi kuin säästetty aika.

Kun rutiiniviestit hoituvat kahdessa minuutissa, aikaa jää juuri näihin. Lisää valmiita pohjia viesteihin, tarjouksiin ja viranomaisasiointiin on oppaassamme Kehotekirja – Tekoäly arjessa ja työssä.